วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เป็นระเบียบ ไม่รก ไม่หายชัวร์

ใครเคยประสบปัญหาต้องจัดการกับเอกสารกองโตบ้าง ? ไม่ว่าจะเป็นเอกสารส่วนตัว เอกสารทางธุรกิจ เอกสารการทำงาน หรือเอกสารอื่น ๆ จะหยิบใช้เอกสารแต่ละทีก็หาแทบไม่เจอจนบางครั้งต้องรู้สึกหงุดหงิดใจ หากคุณกำลังประสบปัญหานี้อยู่ วันนี้ เรามีวิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมาแนะนำ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น แถมยังประหยัดพื้นที่ เป็นระเบียบ ไม่รก ไม่หายแน่นอน ไปดูกันเลยว่ามีอะไรบ้าง !

ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ

• ช่วยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะเราสามารถเอาเวลาที่ต้องมานั่งหาเอกสารไปทำอย่างอื่นได้อีก
• ป้องกันเอกสารสำคัญสูญหาย หรือตกหล่นไปโดยไม่ทันระวัง ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้บ่อยมากในออฟฟิศหรือห้องที่มีเอกสารเยอะ ๆ
• ช่วยปกป้องเอกสารจากความชื้น ความร้อน แมลง หรือสิ่งกัดกร่อนต่าง ๆ ทำให้เอกสารคงสภาพดีและยืดอายุการใช้งาน ในทางกลับกัน หากเรามีการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ อาจทำให้กระดาษถูกความชื้น เปียกน้ำ หรือเลอะได้ง่ายกว่า
• ในกรณีที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมหรือความลับทางธุรกิจ วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยรักษาความลับและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้มากกว่าการวางไว้ตรงนู้นทีตรงนี้ที

วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับใครที่มีเอกสารกองเป็นภูเขา และไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหน สามารถนำขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารด้านล่างนี้ไปปรับใช้ได้เลย

• จัดเรียงเอกสารด้วยหลักการต่าง ๆ ที่ตนเองหรือเพื่อนร่วมงานเข้าใจได้ง่าย เช่น เรียงตามลำดับตัวอักษร เรียงตามวันที่ที่ระบุในเอกสาร หรือเรียงตามลำดับเลขที่เอกสาร เพื่อให้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้เร็วขึ้น
• จัดเรียงเอกสารตามประเภท เช่น แยกเป็นเอกสารส่วนตัว เอกสารธุรกิจ เอกสารเกี่ยวกับบ้านและอสังหาริมทรัพย์ เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและจัดการ
• ระบุประเภทหรือชื่อเอกสารไว้บนแฟ้มหรือกล่องบรรจุอย่างชัดเจน จะช่วยให้บอกได้ทันทีว่าภายในบรรจุเอกสารประเภทใด เวลาค้นหาก็ไม่ต้องเสียเวลาเปิดดูเนื้อหาข้างในว่าใช่สิ่งที่ต้องการหรือไม่
• สแกนเอกสารที่สำคัญไว้เป็นไฟล์ดิจิทัลในคอมพิวเตอร์หรือในคลาวด์ เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลในกรณีที่เอกสารฉบับจริงสูญหายหรือเสียหาย ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรทำมากที่สุด เพราะปัญหาเอกสารหายหรือชำรุดเกิดขึ้นได้เสมอ

การดูแลรักษาเอกสาร

เมื่อรู้วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เป็นระเบียบแล้ว สิ่งสำคัญต่อมา คือ การดูแลรักษาเอกสารเหล่านั้นให้คงสภาพดีอยู่ตลอด ป้องกันความเสียหายจากปัจจัยต่าง ๆ ซึ่งอาจทำให้เอกสารผุพังหรือลบเลือนไป โดยสามารถป้องกันได้ ดังนี้

• เก็บเอกสารในสถานที่แห้งและไม่มีแสงแดดส่องถึง เพราะแสงแดดจะทำให้เอกสารซีดจางและเปราะบางลง
• เก็บเอกสารในพื้นที่ที่มีอุณหภูมิพอเหมาะ ไม่ร้อนหรือเย็นจนเกินไป และหลีกเลี่ยงบริเวณที่มีความชื้นสูง
• ฉีดสารกำจัดแมลงเป็นประจำ เพื่อป้องกันการถูกกัดกร่อนจากแมลงและสัตว์เล็ก ๆ หรือหากมีสัตว์เลี้ยง ก็ควรดูแลให้ห่างไกลจากจุดที่เก็บเอกสาร
• เปลี่ยนแฟ้มและกล่องบรรจุใหม่เมื่อเริ่มชำรุด เพื่อไม่ให้เอกสารต้องมาสัมผัสกับสิ่งที่อาจทำให้กระดาษเสียหาย
• ใช้ตู้จัดเก็บเอกสารที่มีคุณภาพดี แข็งแรง ทนทาน ซึ่งจะสามารถป้องกันความเสียหายจากภายนอกได้ดี ไม่ว่าจะเป็นความชื้น แมลง หรือฝุ่นละออง ช่วยให้เอกสารอยู่ในสภาพดีเสมอ

คู่มือเลือกตู้เก็บเอกสารให้ตอบโจทย์การใช้งาน

นอกจากวิธีการจัดเก็บเอกสารที่หยิบยกมาฝากข้างต้นแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญ และควรลงทุนถ้าอยากจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการเลือกใช้ “ตู้จัดเก็บเอกสาร” เพราะเปรียบเสมือนตัวช่วยชั้นเยี่ยมในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่าย โดยเทคนิคการเลือกตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสมกับการใช้งาน มีดังนี้

• เลือกขนาดตู้ให้พอเหมาะกับพื้นที่และปริมาณเอกสารที่ต้องจัดเก็บ โดยก่อนซื้อ ควรวัดพื้นที่ที่จะใช้จัดวางตู้ หากเลือกตู้ขนาดเล็กเกินไปอาจทำให้จุเอกสารไม่พอ ในทางกลับกัน ถ้าเลือกตู้ใหญ่เกินความจำเป็นก็อาจเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่โดยใช่เหตุ
• เลือกตู้ที่มีหน้าบานปิดได้สนิท โดยอาจแบ่งเป็น หน้าบานปิดแบบทึบ เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปกปิดเอกสารจากสายตาคนอื่น และหน้าบานปิดแบบกระจก เหมาะสำหรับโชว์เอกสาร หรือต้องการมองเห็นเอกสารภายในโดยไม่ต้องเปิดตู้
• ควรเลือกตู้ที่ผลิตจากวัสดุคุณภาพดี ทนทาน แข็งแรง ไม่ผุกร่อนง่าย ใช้งานได้ในระยะยาว หากเป็นตู้เหล็กก็ต้องแข็งแรง ทนทาน รองรับน้ำหนักได้ดี เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารปริมาณมาก ส่วนตู้ไม้ก็จะสวยงาม เรียบหรู เหมาะกับการตกแต่ง แต่ถ้าต้องการตู้ที่มีน้ำหนักเบา ราคาประหยัด ก็แนะนำตู้พลาสติก
• เพื่อประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร ภายในตู้ควรมีการแบ่งช่องหรือมีลิ้นชักสำหรับแยกเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ โดยตู้ที่มีช่องเก็บเอกสารแบบเปิด จะง่ายต่อการจัดเก็บเอกสารและการนำออกมาใช้ ส่วนตู้ที่เป็นลิ้นชักจะเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ และป้องกันฝุ่นละออง
• หากต้องการจัดเก็บเอกสารสำคัญ ควรเลือกตู้ที่มีกุญแจล็อค เพื่อความปลอดภัยของเอกสารภายในตู้ ช่วยป้องกันการสูญหายและการเปิด-ปิดโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

และทั้งหมดนี้ก็คือวิธีการเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับใครที่กำลังมองหาตู้เก็บเอกสารสำหรับใช้ในสำนักงานหรือบ้านเรือนทั่วไป ที่โมเดอร์นฟอร์ม เรามีตู้เก็บเอกสารให้เลือกหลากหลายรุ่น หลากหลายขนาด รองรับทุกการใช้งานได้เป็นอย่างดี ทั้งยังผลิตจากวัสดุคุณภาพสูงทนทาน มีระบบล็อคด้วยกุญแจเพื่อความปลอดภัย และที่สำคัญ เราจำหน่ายในราคามิตรภาพ เหมาะสำหรับทุกพื้นที่ ไม่ว่าจะบ้านเล็ก บ้านใหญ่ หรือสำนักงาน

สั่งซื้อผ่านทางออนไลน์ง่าย ๆ ได้ที่เว็บไซต์ เรายินดีให้คำปรึกษาและคัดสรรผลิตภัณฑ์ที่เหมาะที่สุดให้คุณ !


ข้อมูลอ้างอิง

1. เอกสารเยอะทำไงดี ? จัดการได้ด้วย 5 วิธีจัดการเอกสารนี้. สืบค้นเมื่อวันที่ 27 มีนาคม 2567. จาก https://aigencorp.com/how-to-organize-business-document/