จัดพื้นที่ออฟฟิศตามหลัก ABW อย่างไรให้ใช้พื้นที่คุ้มค่า

พนักงานออฟฟิศคงรู้กันดีว่าการตกแต่งออฟฟิศแบบเดิมมักถูกจัดแบบง่ายๆ เน้นปริมาณอย่างโต๊ะทำงานที่เรียงเป็นแถวหรือตู้เก็บเอกสารสีเทาที่เต็มไปด้วยเอกสารเก่าๆ จนมีแนวคิด "Activity Based Workplace" (ABW) ที่เข้ามาเปลี่ยนวิธีการจัดพื้นที่ออฟฟิศไปอย่างสิ้นเชิง เป็นการเน้นใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและเหมาะกับการทำงานของพนักงานแต่ละคน แต่จะมีข้อดีอื่นอีกไหมมาเริ่มดูกันเลย!

Activity Based Workplace (ABW) คือ

Activity Based Workplace หรือ ABW เป็นแนวคิดในการจัดพื้นที่ออฟฟิศที่เน้นการแบ่งพื้นที่ตามกิจกรรมของการทำงาน ซึ่งจัดสรรให้แต่ละพื้นที่สามารถรองรับกิจกรรมเฉพาะได้มากขึ้น เช่น พื้นที่เพื่อการนั่งทำงานคนเดียว พื้นที่สำหรับรองรับการประชุม พื้นที่สำหรับการพูดคุยแบบสบายๆ ของคนในทีมหรือต้อนรับคู่ค้า และพื้นที่สำหรับการพักผ่อน ซึ่งแนวคิดนี้ถือว่าได้รับความนิยมแพร่หลายในองค์กรทั่วโลกที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่

ซึ่งหลักการพื้นฐานของ ABW ที่ควรรู้ไว้ก่อนจะนำแนวคิดนี้มาปรับใช้กับองค์กรจะมีดังนี้

1. จัดพื้นที่ออฟฟิศตามกิจกรรม : เน้นการสร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับแต่ละกิจกรรม เช่น พื้นที่ประชุมกลุ่มหรือเดี่ยว พื้นที่พักผ่อน และพื้นที่ทำงานแบบเปิด
2. เน้นเพิ่มความยืดหยุ่น : พื้นที่ต้องสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ เช่น การใช้เฟอร์นิเจอร์ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ หรือโต๊ะที่ปรับขนาดความยาวได้เพื่อการใช้งานที่หลากหลาย
3. เน้นประสบการณ์ของพนักงาน : ออกแบบออฟฟิศสํานักงานที่ให้พนักงานสามารถเลือกพื้นที่การทำงานที่เหมาะสมกับรูปแบบของตัวเองได้อย่างเต็มที่
   

ลองมาดูตัวอย่างการจัดพื้นที่ออฟฟิศจากการใช้แนวคิด ABW ที่องค์กรมักจะนำไปปรับใช้กัน

• พื้นที่ทำงานแบบรวม : จัดโต๊ะทํางานออฟฟิศบนพื้นที่เปิดกว้างเพื่อให้พนักงานทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้น
• พื้นที่ส่วนตัว : เปลี่ยนการตกแต่งออฟฟิศให้เข้ากับงานที่ต้องการความเงียบและสมาธิ
• พื้นที่ประชุม : มีทั้งห้องประชุมขนาดใหญ่และขนาดเล็กเพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลาย
• พื้นที่พักผ่อน : จัดพื้นที่ออฟฟิศให้มีพื้นที่ที่พนักงานได้ผ่อนคลายและสร้างแรงบันดาลใจใหม่ๆ ได้ด้วย

แนวทางการจัดพื้นที่ออฟฟิศตามหลัก ABW เพื่อประหยัดพื้นที่

การแบ่งพื้นที่การทำงานและออกแบบออฟฟิศสํานักงานให้เป็นไปตามหลักการของ ABW ที่ถูกต้องและเพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้นได้นั้น ทุกองค์กรสามารถทำตามได้ทันทีดังนี้

1. วิเคราะห์ความต้องการและลักษณะการทำงานของพนักงาน

ก่อนเริ่มการออกแบบออฟฟิศสํานักงานควรสำรวจลักษณะการทำงานและความต้องการของพนักงานในแต่ละแผนกอย่างละเอียด เช่น ฝ่ายการตลาด พนักงานอาจต้องการพื้นที่ในการจัดประชุมทีมบ่อยๆ ส่วนฝ่ายบัญชีอาจต้องการพื้นที่ที่เงียบสงบ มีสมาธิ เพื่อทำให้เนื้องานถูกต้องที่สุด

2. ออกแบบพื้นที่ให้ยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้

เลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่าย เช่น โต๊ะพับหรือเก้าอี้ที่ซ้อนเก็บได้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างพื้นที่อเนกประสงค์ที่สามารถเปลี่ยนเป็นพื้นที่ประชุม พื้นที่ทำงานกลุ่ม หรือพื้นที่จัดกิจกรรมพิเศษได้ตามต้องการ

3. ใช้พื้นที่ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Hot Desking)

Hot Desking เป็นอีกแนวคิดการจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศที่ไม่มีโต๊ะประจำหรือไม่มีเจ้าของเฉพาะ ซึ่งขั้นตอนการใช้งานคือพนักงานต้องจองโต๊ะล่วงหน้าผ่านระบบออนไลน์ ทำให้สามารถใช้พื้นที่ร่วมกันได้อย่างคุ้มค่าและลดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งาน

4. ส่งเสริมการทำงานแบบ Agile

การตกแต่งออฟฟิศเพื่อส่งเสริมการทำงานแบบ Agile ที่เป็นแนวคิดการทำงานเป็นทีมย่อยที่เน้นความไว ยืดหยุ่น และได้ผลลัพธ์อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดพื้นที่แบบนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถเปลี่ยนพื้นที่ทำงานได้ตาม Project เฉพาะที่เข้ามาในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งได้

5. ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย

ระบบจองห้องประชุมออนไลน์หรือแม้แต่การจัดการเอกสารผ่านระบบคลาวด์ ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตกแต่งออฟฟิศโดยไม่ต้องเป็นกังวลเรื่องพื้นที่จัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ รวมไปถึงการลดปัญหาเรื่องการใช้พื้นที่ซ้อนทับกันระหว่างแผนกได้อีกด้วย

6. คำนึงถึงปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม

การออกแบบตกแต่งออฟฟิศที่เน้นให้พื้นที่ส่วนใหญ่ได้รับแสงธรรมชาติ เพื่อลดการใช้พลังงานไฟฟ้าทุกชนิด และเลือกใช้วัสดุที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เช่น เฟอร์นิเจอร์ไม้รีไซเคิล ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่ทั่วโลกเผชิญกันอยู่

ข้อดีของการจัดพื้นที่ออฟฟิศตามหลัก ABW

การจัดพื้นที่ออฟฟิศตามหลัก ABW ที่องค์กรขนาดใหญ่ทั่วโลกเริ่มนำมาปรับใช้นั้นมีข้อดีอะไรบ้างที่ผู้บริหารอย่างคุณไม่ควรพลาด

1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่

การปรับเปลี่ยนพื้นที่ให้สำหรับหลายกิจกรรมจะช่วยลดความจำเป็นในการขยายพื้นที่ออฟฟิศหรือต้องเช่าพื้นที่เพิ่ม ทำให้ประหยัดงบประมาณในส่วนนี้เป็นอย่างมากนอกจากนี้ยังช่วยลดทรัพยากรอื่นๆ ที่ไม่จำเป็น เช่น โต๊ะทำงานที่ไม่มีคนใช้งานในบางช่วงเวลา

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

การเลือกพื้นที่ที่เหมาะสมกับลักษณะงานของตัวเองได้ เช่น การประชุมแบบทีม หรือเลือกทำงานในพื้นที่ที่ต้องการสมาธิ จะยิ่งทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทุกครั้ง นอกจากนี้การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศที่เลือกเองได้ยังช่วยลดความเครียดจากบรรยากาศการทำงานเดิมๆ ให้รู้สึกผ่อนคลายได้ด้วย

3. สร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

พื้นที่เปิดและยืดหยุ่นตามหลักการของ ABW ทำให้พนักงานแต่ละแผนกได้พบปะกันมากขึ้น เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกัน และเสริมสร้างการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต เพิ่มโอกาสในการพูดคุยหาไอเดียใหม่ๆ เป็นการลดช่องว่างในการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกแผนกได้อีก

4. สร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย

การออกแบบออฟฟิศสํานักงานตามแนวคิด ABW ไม่เพียงแค่ให้ออฟฟิศสวยงามและทันสมัย แต่ยังได้เห็นถึงความใส่ใจว่าพนักงานต้องการอะไร และทันต่อการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล ที่สำคัญยังเป็นการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าและผู้ที่มาเยี่ยมชมองค์กร กลายเป็นภาพลักษณ์ที่โดดเด่นและทันสมัยมากยิ่งขึ้น

ข้อควรระวังในการนำ ABW มาใช้

1. การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร : กลายเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะทำให้พนักงานบางส่วนรู้สึกไม่คุ้นเคยหรือไม่สะดวกใจ ยิ่งคนที่คุ้นเคยกับการมีโต๊ะทำงานประจำ จึงควรให้เวลาในการปรับตัวด้วย
2. การสื่อสารและทำความเข้าใจกับพนักงาน : ควรอธิบายถึงประโยชน์ของการจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศแบบใหม่ให้ชัดเจน เพื่อตอบข้อกังวลของพนักงานให้เข้าใจในทิศทางเดียวกัน
3. การจัดการความคาดหวังของพนักงาน : องค์กรควรมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจองพื้นที่ทำงาน มีพื้นที่ร่วมกัน และอุปกรณ์ที่เพียงพอ อีกทั้งต้องเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงให้ตรงตามความต้องการ

สรุป

หลักการ Activity based workplace เป็นแนวคิดที่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความทันสมัย เปิดกว้าง และเข้าใจถึงผลลัพธ์ในแง่ดีที่จะตามมาจากการจัดพื้นที่ออฟฟิศเพื่อประสิทธิภาพการทำงานและการใช้ชีวิตในของพนักงานออฟฟิศให้ดีต่อใจดีและกายมากขึ้นด้วย แต่การนำ ABW มาใช้ในองค์กรก็ควรจะต้องวางแผนและสื่อสารกันภายในให้ดี เพื่อให้ทุกคนสามารถปรับตัวและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวได้อย่างแท้จริง

FAQ

ABW เหมาะกับองค์กรทุกประเภทหรือไม่?

ไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะเหมาะกับจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศแบบนี้ เพราะแต่ละองค์กรก็จะมีเรื่องที่น่ากังวลต่างกัน เช่น องค์กรที่ต้องให้ความสำคัญกับการรักษาความลับหรือความเป็นส่วนตัวสูงเป็นพิเศษ ถึงอย่างนั้นองค์กรก็ควรจะส่งเสริมการทำงานร่วมกันและเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้พื้นที่ในออฟฟิศมากขึ้นด้วย

การเปลี่ยนแปลงมาใช้ ABW จะมีค่าใช้จ่ายสูงหรือไม่?

ค่าใช้จ่ายจะมากหรือน้อยก็ต้องขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและการออกแบบออฟฟิศสํานักงาน ซึ่งการลงทุนในระยะแรกส่วนใหญ่จะค่อนข้างสูง แต่ส่งผลดีต่อการใช้งานระยะยาวอยู่แล้ว เพราะจะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่และทรัพยากรที่ไม่จำเป็นออกไปได้

พนักงานจะปรับตัวเข้ากับ ABW ได้อย่างไร?

สิ่งแรกที่องค์กรควรทำเลยคือ ทำความเข้าใจร่วมกัน เช่น การจัดอบรมเกี่ยวกับการใช้งานพื้นที่ใหม่หรือทำ Town hall อีกทั้งยังต้องให้เวลาพนักงานได้ปรับตัว และเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดพื้นที่ออฟฟิศแบบใหม่

ABW จะส่งผลต่อความเป็นส่วนตัวของพนักงานหรือไม่?

แน่นอนว่าหลักการ ABW อาจลดความเป็นส่วนตัวในบางพื้นที่หรือบางแผนก เช่น จัดพื้นที่ออฟฟิศที่เคยทำงานได้ในรูปแบบส่วนรวม แต่แก้ไขเป็นพื้นที่ส่วนตัวและพื้นที่เงียบสงบสำหรับพนักงานที่ต้องการสมาธิในการทำงาน

จะวัดผลสำเร็จของการนำ ABW มาใช้ได้อย่างไร?