จัดระเบียบออฟฟิศยุคใหม่ ด้วยการใช้เทคโนโลยี Smart Office

สมาร์ทออฟฟิศ (Smart Office)  เป็นอีกหนึ่งเทรนด์การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะในยุคดิจิทัล เพื่อรองรับวิถีการทำงาน Hybrid Workplace เอื้อให้พนักงานสามารถทำงานได้ในทุกทีอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มนำเอาเทคโนโลยีมาใช้กันในออฟฟิศกันแพร่หลาย ช่วยส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้โปรดักทีฟมากขึ้นอีกด้วย 

ในบทความนี้เราจะพาทุกคนมาอัปเดตเทคโนโลยีใหม่ล่าสุด สำหรับใช้ในออฟฟิศ สำนักงาน ตอบโจทย์การทำงานและอำนวยความสะดวกให้พนักงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ มาดูกันเลย! 

เทรนด์เทคโนโลยี Smart Office ช่วยจัดระเบียบออฟฟิศยุคใหม่

ออฟฟิศยุคใหม่ จะเน้นการออกแบบพื้นที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยจัดสัดส่วนพื้นที่ได้อย่างดี ทำเอื้อต่อการใช้ชีวิตและตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์คนทำงานได้อย่างสมดุล ผสมผสานกับเทคโนโลยีที่เอามาใช้ประโยชน์ด้านต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกและเติมเต็มบรรยากาศของการทำงานที่มีความสุขมากขึ้น 

นอกจากนี้ ออฟฟิศ Smart Workplace ยังรวมไปถึงการเลือกใช้ ‘Smart Furniture’ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่ถูกออกแบบมาเพื่อผู้ใช้งานอย่างแท้จริง โดยนำระบบอัจฉริยะมาเพิ่มความสะดวกขณะใช้งานมากขึ้น สามารถใช้งานได้มากกว่า 1 ฟังค์ชั่น เหมาะกับไลฟ์สไตล์คนทำงานที่เร่งรีบในปัจจุบันได้เป็นอย่างดี  

การใช้งาน ‘Smart Furniture’ มักตอบโจทย์กับออฟฟิศที่มีพื้นที่ใช้สอบจำกัด มองหาของใช้ที่มัลติฟังค์ชั่น ใช้งานได้หลากหลายในชิ้นเดียว เช่น Smart Desk โต๊ะทำงานปรับระดับได้อัตโนมัติ พร้อมชาร์ตแบตมือถือไร้สายได้ , หลอดไฟอัจฉริยะ ที่ควบคุมการเปิดปิดจากมือถือและ Interactive White Board กระดาษไวท์บอร์ดอัจฉริยะที่สั่งการด้วยระบบสัมผัส เป็นต้น โดย ‘Smart Furniture’ ส่วนใหญ่จะเชื่อมต่อกับ WIFI และสั่งงานผ่านมือถือ แท็บเล็ตได้จากระยะไกล

อัปเดตเทคโนโลยีใหม่ล่าสุด สำหรับใช้ออกแบบออฟฟิศ สำนักงาน

ออฟฟิศที่มีนวัตกรรมช่วยอำนวยความสะดวกให้คนทำงาน จะช่วยให้พนักงานเกิดความสบายใจ มีอิสระในการทำงานและองค์กรเติบโตไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วและถ้าคุณกำลังมองหา เทคโนโลยีใหม่ล่าสุด สำหรับใช้ในออฟฟิศ สำนักงาน เพื่อปรับระบบการทำงานในองค์กรในยุคดิจิทัลมากขึ้น วันนี้เรามีเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ๆ มาอัปเดตให้ดูกันครับ 

1. เทคโนโลยีที่ช่วยจัดการเอกสารและข้อมูล ตัวช่วยจัดการเอกสาร จัดเก็บและค้นหาได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น โดยช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหาย ภาระงานด้านเอกสาร และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ทำให้พนักงานโฟกัสกับงานส่วนอื่นๆได้ดีขึ้น อีกทั้ง เทคโนโลยีนี้ ยังลดต้นทุนองค์กรในยุคดิจิตอล ปรับรูปแบบการทำงานให้เป็น Paperless มากขึ้น 

เมื่อธุรกิจหันมาลดการใช้เอกสาร การเลือกใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (DMS) เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่แนะนำ เพราะเป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลางแบบออนไลน์ ที่สามารถจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ และค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วขึ้น ทำให้ลดการทำงานแบบแมนนวลและมีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างรัดกุม ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเอกสารต่างๆได้อย่างดี  

นอกจากนี้ ตัวช่วยจัดการเอกสารยังรวมไปถึง ระบบ Cloud Storage แหล่งเก็บข้อมูลเอกสาร ไฟล์ต่างๆของบริษัทที่เข้าถึงได้ทางออนไลน์ แม้จะทำงานนอกสถานที่และ Software สแกนเอกสารที่ช่วยให้พนักงาน สแกนไฟล์งานต่างๆ แบบไม่จำเป็นต้องมีเครื่องสแกนอยู่ใกล้ตัว 

2. เทคโนโลยีที่ช่วยในการทำงานร่วมกัน เหมาะกับไลฟ์สไตล์การทำงานในออฟฟิศที่มีความเป็น Flexible Hour มีความยืดหยุ่นในเรื่องสถานที่ทำงานและจำนวนชั่วโมงการทำงาน จึงเหมาะกับเทคโนโลยีที่ช่วยในการทำงานร่วมกันในทีม เพื่อสอดรับพฤติกรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ เทคโนโลยีเสริมการทำงานแบบ Work From Home ได้แก่ 

โปรแกรมประชุมออนไลน์ เมื่อทีมงานไม่ได้อยู่ครบพร้อมกับ เครื่องมือเสริมเหล่านี้จะช่วยให้ทุกคนสามารถประชุมงานได้สะดวกในทุกที่ อย่างเช่น โปรแกรมประชุมออนไลน์  Zoom , โปรแกรมประชุมออนไลน์ Microsoft Teams , และ โปรแกรมประชุมออนไลน์ Google Meet  เป็นต้น

โปรแกรมแชทพูดคุยกัน เครื่องมือสื่อสารระหว่างทีม เช่น โปรแกรม Slack สามารถแชทคุยงาน โทรเข้า-โทรออกได้แบบไม่ต้องผูกกับเบอร์ , โปรแกรม Lark ระบบแชทที่มาพร้อมฟีเจอร์ทำงานเอกสาร เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์เอกสารอื่นๆได้ไม่จำกัด และโปรแกรม Microsoft Teams ใช้งานรูปแบบแชท VDO Call และประชุมออนไลน์ได้แบบไม่จำกัดชั่วโมง เป็นต้น  

โปรแกรมทำงานร่วมกันบนเอกสาร เป็นผู้ช่วยจัดเก็บไฟล์และคลังข้อมูลเอกสารต่างๆ ใช้งานง่ายและเหมาะกับคนทำงานโดยเฉพาะ เช่น Google Docs, Microsoft Teams ที่ผู้ใช้งานสามารถ สร้างเอกสารใหม่และแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ แถมยังกู้คืนเอกสารเก่าที่สูญหายได้อีกด้วย 

3. เทคโนโลยีที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพ การมองหาเครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ในธุรกิจ จะช่วยให้การตัดสินใจด้านบัญชี การเงินและการตลาด เป็นไปได้อย่างแม่นยำขึ้น ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มหันมาใช้เครื่องมือด้าน Data Analytic Tool ระบบวิเคราะห์ข้อมูล ประมวลผลและคาดการณ์ความเสี่ยงต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจ 

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ขอแนะนำ  Microsoft Power BI โปรแกรมช่วยวิเคราะห์ข้อมูลบนคลาวด์ , Tableau โปรแกรมช่วยจัดระเบียบข้อมูล กรองข้อมูลจำนวนมากให้เป็นข้อมูลเชิงลึก และ Python โปรแกรมช่วยวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับ Data Analytic มืออาชีพ เป็นต้น

การใช้เทคโนโลยีในการจัดระเบียบออฟฟิศ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความซับซ้อนในกระบวนการต่างๆ ได้เป็นอย่างดี  เพราะพนักงานสามารถจัดทำเอกสาร ค้นหาและจัดเก็บเอกสารได้ในรูปแบบออนไลน์ แม้จะทำงานคนละที่กัน อีกทั้งช่วยทีมงานประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการทำงานในยุคดิจิทัลที่เน้นความยืดหยุ่นและรวดเร็วเป็นสำคัญ 

บริการออกแบบออฟฟิศ Workspace ครบวงจร รับออกแบบและติดตั้งเทคโนโลยีสำหรับสมาร์ทออฟฟิศ พร้อมเฟอร์นิเจอร์ล้ำสมัย ตอบโจทย์ทุกรูปแบบการทำงานอย่างแท้จริง เพื่อสร้างพื้นที่ความสุขให้กับคนทำงาน ช้อปสมาร์ทเฟอร์นิเจอร์สำหรับออฟฟิศ สำนักงานได้ที่นี่