ยกระดับออฟฟิศให้ทันสมัย ด้วยเทคโนโลยี Smart Workplace

ในปัจจุบันเทคโนโลยีนั้นเข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตคนเรา ด้วยความที่ทันสมัย สามารถยกระดับองค์กรไปอีกขั้น เชื่อเลยว่าไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ ต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยด้วยกันทั้งนั้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อีกทั้งการจัดการในเรื่องต่าง ๆ ที่ต้องทำให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น และหากคุณอยากยกระดับออฟฟิศให้ทันสมัยมากขึ้น การนำเทคโนโลยี Smart Workplace เข้ามาช่วยในการออกแบบออฟฟิศนั้นเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เพราะความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการทำงานนั้นสำคัญไม่แพ้เรื่องอื่นเลย หากเรามีตัวช่วยที่ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น ก็สามารถทำให้องค์กรพัฒนาและเติบโตขึ้นได้เช่นกัน หากคุณอยากรู้จักเทคโนโลยี Smart Workplace มากขึ้น สามารถตามมาอ่านบทความนี้กันได้เลย แล้วองค์กรของคุณจะมีเทคโนโลยีช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นอย่างก้าวกระโดด

เทคโนโลยี Smart Workplace คืออะไร

เทคโนโลยี Smart Workplace คือการออกแบบออฟฟิศให้ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์พฤติกรรมการทำงานในปัจจุบัน เพื่อผลักดันให้พนักงานทำงานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งในการออกแบบออฟฟิศจะนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาพัฒนาองค์กร โดยเฉพาะเทคโนโลยี IoT (Internet of Things) เทคโนโลยีที่มีอินเทอร์เน็ตเป็นศูนย์กลางที่สามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่าง ๆ และเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลการทำงาน สามารถทำได้ในโทรศัพท์มือถือเพียงเครื่องเดียวหรือบนอุปกรณ์สื่อสารต่าง ๆ มีการจัดการที่ทันสมัยและมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งทั้งหมดนี้ช่วยให้การทำงานในออฟฟิศมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เมื่อออฟฟิศถูกออกแบบให้มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย ย่อมส่งผลดีต่อตัวพนักงานและต่อองค์กร เชื่อเลยว่าองค์กรจะสามารถพัฒนาและยกระดับได้อีกขั้นแน่นอน 

เทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Workplace

• ระบบบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน 

เทคโนโลยีนี้จะอาศัย HR Software ที่พนักงานสามารถลงเวลาเข้าออก ขอลางานหรือการเบิกค่าล่วงเวลาผ่านโทรศัพท์มือถือแบบเรียลไทม์ เป็นเทคโนโลยีที่ทันสมัยตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ชีวิตการทำงานแบบเร่งรีบ ทำให้พนักงานเกิดความประทับใจต่อองค์กรมากขึ้น การใช้เทคโนโลยี Smart Workplace ในระบบบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน นอกจากจะช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานแล้ว ยังเป็นประหยัดเวลาในการเริ่มทำงาน พนักงานสามารถใช้เวลาไปทำอย่างอื่นได้นานขึ้นอีกด้วย 

• ระบบจองห้องประชุม

Smart Booking System หรือ ระบบจองห้องประชุม เพิ่มความสะดวกสบายให้พนักงานมากขึ้น เพราะทุกคนสามารถจองห้องประชุมได้ในระบบออนไลน์ สามารถดูตารางการใช้ห้องและเลือกจองห้องตามวันเวลาที่ต้องการได้แบบง่าย ๆ ผ่านโทรศัพท์มือถือ ระบบใหม่นี้ถือว่าเป็นเทคโนโลยีที่ช่วยยกระดับออฟฟิศให้มีความทันสมัย ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์คนทำงานยุคใหม่ หากใช้เทคโนโลยีนี้เข้ามาช่วย การจองห้องประชุมก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

• ระบบการเปิด-ปิดอุปกรณ์เครื่องใช้ไฟฟ้าอัตโนมัติเมื่อไม่มีคนอยู่ในห้อง

ระบบนี้ถือว่าช่วยให้องค์กรจัดการเครื่องใช้ไฟฟ้าภายในองค์กรได้ง่ายมากขึ้นเมื่อไม่มีคนอยู่ในห้อง ไม่ต้องเสียเวลาเดินไปปิดแอร์ โปรเจกเตอร์หรือเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่น ๆ เพียงสั่งการผ่านแอปพลิเคชันหรือระบบสำนักงานอัจฉริยะ เพียงเท่านี้ก็สามารถเปิด-ปิดอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย การใช้เทคโนโลยีให้คุ้มค่าเช่นนี้ ย่อมทำให้องค์กรเกิดการพัฒนาและช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานมากขึ้น

ข้อดีของการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อสร้าง Smart Workplace

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน 

แน่นอนว่าหากออกแบบออฟฟิศให้ตอบโจทย์วัยทำงานยุคใหม่ ย่อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน เพราะความทันสมัยทำให้การทำงานง่ายขึ้น ประหยัดเวลาและอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ให้พนักงานเกิดความประทับใจ ส่งผลให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งเทคโนโลยีที่ทันสมัยนี้ยังช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานและกระตุ้นให้อยากทำงานมากขึ้นอีกด้วย หากเทคโนโลยียิ่งทันสมัยมากขึ้น ยิ่งส่งผลให้การทำงานยิ่งประสบผลสำเร็จมากเท่านั้น

• สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน 

เมื่อออกแบบออฟฟิศให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกพร้อม สภาพแวดล้อมในที่ทำงานย่อมดีตามไปด้วย ความพร้อมของสถานที่ทำงานและสภาพแวดล้อมส่งผลให้พนักงานเกิดทัศนคติที่ดีต่อองค์กร ทำให้สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรต่อกัน เมื่อสภาพแวดล้อมดี สภาพจิตใจย่อมดีตามไปด้วย ดังนั้นการใช้เทคโนโลยี Smart Workplace ก็เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน

• ช่วยลดค่าใช้จ่ายของสำนักงาน 

ข้อนี้ถือเป็นข้อดีที่ส่งผลดีต่อองค์กร เมื่อออกแบบออฟฟิศให้มีเทคโนโลยีอย่าง Smart Workplace ทำให้ลดค่าใช้จ่ายของสำนักงานได้ค่อนข้างมาก ไม่ว่าจะค่าน้ำหรือค่าไฟ ยิ่งลดค่าใช้จ่ายได้มากก็ยิ่งทำให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนที่ไม่จำเป็น แล้วนำไปพัฒนาองค์กรในส่วนอื่น ๆ ได้ ถือว่าเป็นข้อดีที่เทคโนโลยีช่วยเราได้มากทีเดียว 

แนวโน้มและอนาคตของ Smart Workplace

เทคโนโลยีที่ทันสมัยย่อมทำให้องค์กรเกิดการพัฒนาและในอนาคตนอกจากเทคโนโลยี IoT แล้ว เชื่อว่าความสามารถของ AI จะเข้ามามีบทความมากยิ่งขึ้นอีกหลายเท่าตัว เมื่อโลกพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ขององค์กรมากยิ่งขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจึงดีขึ้นตามลำดับ และด้วยความที่ทันสมัยของเทคโนโลยี ในอนาคตเทคโนโลยี Smart Workplace อาจจะส่งผลให้มีการทำงานแบบ Hybrid มากขึ้น เพราะเมื่อทุกสิ่งสามารถจัดการผ่านโทรศัพท์มือถือเพียงเครื่องเดียว การนั่งทำงานในออฟฟิศอย่างเดียวอาจเป็นแนวทางที่ล้าสมัย ในอนาคตแนวคิดของการทำงานที่สามารถเลือกสถานที่ทำงานได้อาจจะมีผลต่อองค์กรมากขึ้นเช่นกัน