ออกแบบห้องประชุมยุคใหม่ ควรมีเทคโนโลยีอะไรบ้าง?

ห้องประชุม เป็นอีกหนึ่งพื้นสำคัญของบริษัทรองมาจากโซนนั่งทำงาน เพราะเป็นสถานที่เริ่มต้นของไอเดียขับเคลื่อนองค์กรในหลายๆด้าน ใช้สำหรับการวางแผนกลยุทธ์ การตัดสินใจ ระดมความคิดและการแก้ปัญหาร่วมกันของพนักงานอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น การออกแบบห้องประชุมที่ดี จึงมีส่วนช่วยส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และการทำงานเป็นทีมให้ราบรื่นมากขึ้นได้  

สำหรับใครที่กำลังมองหาไอเดียออกแบบห้องประชุม ตอบโจทย์ออฟฟิศยุคใหม่ ที่มีความทันสมัย เพิ่มบรรยากาศให้น่านั่งคุยงานมากยิ่งขึ้น วันนี้เรามีไอเดียออกแบบห้องประชุมยุคใหม่ ด้วยเทคโนโลยีสุดล้ำที่น่าสนใจมาแนะนำกัน 

รวบรวมไอเดียออกแบบห้องประชุมยุคใหม่  มีเทคโนโลยีอะไรบ้าง 

การออกแบบห้องประชุมยุคใหม่ เพื่อไลฟ์สไตล์การทำงานที่ทันสมัยยิ่งขึ้น ควรคำนึงถึงเรื่องฟังก์ชันการใช้งานและดีไซน์ที่สวยงามประกอบกัน ตั้งแต่การเลือกเฟอร์นิเจอร์ การตกแต่งแสงและของตกแต่งต่างๆที่เข้าธีมกัน 

ยิ่งไปกว่านั้น การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ตกแต่งให้ห้องประชุม จะเสริมให้ห้องประชุมน่านั่งทำงานมากยิ่งขึ้นและนี่คือ 6 เทคโนโลยีสุดล้ำที่ควรมีไว้สำหรับออกแบบห้องประชุม มาดูกัน! 

1. ระบบภาพและเสียงที่คมชัด ปรับได้อัตโนมัติ

ระบบภาพและเสียงที่ได้คุณภาพ ครอบคลุมการใช้งานทั่วห้องประชุม จะเอื้อให้การระดมความคิดเห็น พูดคุยในห้องประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด ปัจจุบันเทคโนโลยีระบบเสียงสำหรับห้องประชุมยุคใหม่ ได้รับการออกแบบเพื่อให้ถ่ายทอดเสียงที่ชัดเจน สื่อสารได้อย่างเข้าใจง่ายและให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติ ระบบเสียงเหล่านี้ยังช่วยลดเสียงรบกวน ปรับเสียงอัตโนมัติให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมอีกด้วย เช่น  ไมโครโฟนหลายทิศทาง, ลำโพงเสียงคมชัด, กล้องวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

2. ระบบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง Wi-Fi

การออกแบบห้องประชุมยุคใหม่ นิยมใช้เฟอร์นิเจอร์แบบมัลติฟังค์ชั่นและอุปกรณ์ไร้สายมากขึ้น เพื่อปรับให้ห้องประชุมเป็นระเบียบ ดูกว้างขวาง รองรับคนได้มากขึ้น และเทคโนโลยีที่ใช้อำนวยความสะดวกเรื่องนี้ คือระบบเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตความเร็วสูงที่นำสัญญาณ Wi-Fi มาใช้งานกับอุปกรณ์ไอทีแบบไร้สายต่างๆ  เช่น ไมโครโฟน ลำโพงและอุปกรณ์ไอทีชุดพรีเซนต์งานต่างๆ นอกจากนี้ ตัวระบบสัญญาณ Wi-Fi  ยังสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์สำหรับใช้ประชุมออนไลน์ได้อีก

3. ระบบจองห้องประชุมอัตโนมัติ 

หมดปัญหาห้องประชุมเต็ม ไม่มีห้องว่างด้วยระบบจองห้องประชุมอัตโนมัติ ที่ช่วยให้พนักงานวางแผนใช้ห้องประชุมได้ล่วงหน้า จัดตารางเวลาและสำรองที่นั่งได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยระบบจองให้ประชุมมีทั้งรูปแบบจองผ่านแอปพลิเคชั่น เว็บไซต์ออนไลน์และจองผ่านจอ Tablet หน้าห้องประชุมแต่ละจุดในออฟฟิศ เทคโนโลยีนี้ช่วยให้พนักงานรู้สถานะการใช้งานประชุมได้แบบเรียลไทม์ 

4. ซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมออนไลน์ ที่ใช้งานสะดวก 

ทางเลือกของการประชุมออนไลน์ แนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการประชุม อีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้อย่างงายดาย แม้จะทำงานคนละสถานที่กัน  ซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมที่นิยมใช้กัน ได้แก่ ก่ Zoom, Microsoft Teams, และ Google Meet เป็นต้น 

โปรแกรมเหล่านี้มาพร้อมฟีเจอร์ที่หลากหลายบันทึกประชุมผ่านวิดีโอคุณภาพสูง แบบไม่จำกัดชั่วโมง ที่ช่วยให้การจดบันทึกการประชุมสามารถเก็บได้ครบทุกประเด็น อีกทั้งยังสามารถแชร์หน้าจอ ที่เหมาะกับการพรีเซนต์งานได้อีกด้วย

5. เทคโนโลยีเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

แม้ว่าเทคโนโลยีจะมีประโยชน์ในการประชุมหลายๆด้าน แต่บางครั้ง การใช้งานเทคโนโลยีต่างๆ ซอฟต์แวร์ประชุมออนไลน์ อุปกรณ์ไอทีและสัญญาณ Wi-Fi อาจะทำให้เกิดการถูกคุมคามทางไซเบอร์และข้อมูลสำคัญในบริษัทรั่วไหลได้ง่าย การมีเทคโนโลยีเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว จะสร้างความมั่นใจและป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้ 

เทคโนโลยีเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่บริษัทชั้นนำเลือกใช้กัน ได้แก่  ระบบการเข้ารหัสข้อมูล (Encryption)  ระบบยืนยันตัวตนแบบหลายชั้น (Multi-factor Authentication) ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตและระบบล็อกการประชุม (Meeting Lock) การตั้งรหัสผ่าน และการควบคุมสิทธิ์ในการแชร์ข้อมูล เป็นต้น

ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีในห้องประชุม

การใช้เทคโนโลยีในห้องประชุม มีประโยชน์ในแง่ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบาย เวลาพนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมาก โดยเฉพาะเทคโนโลยีที่ทันสมัย  อย่าง ระบบประชุมทางไกล (Video Conference) จอแสดงผลทัชสกรีนอัจฉริยะและกระดานไวท์บอร์ดดิจิตอล เป็นต้น 

นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาและต้นทุน แต่ยังส่งเสริมการตัดสินใจที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพราะลดขั้นตอนการประชุมที่ยุ่งยากและไม่จำเป็นออกไปได้ง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็น ใช้ซอฟต์แวร์จัดการการประชุม ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ รวมถึงโปรแกรมช่วยบันทึกการประชุม เป็นต้น 

สิ่งสำคัญในการออกแบบห้องประชุมยุคใหม่ คือบรรยากาศที่เหมาะสม ครบครันไปด้วยเฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพ ซึ่งจะเสริมประสิทธิภาพในการประชุมได้เป็นพร้อมยังนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้งานร่วมในห้องประชุม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ความคล่องตัวในการสื่อสารและทำให้คนในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ซึ่งการออกแบบห้องประชุมในบริษัทชั้นนำเริ่มผสานเทคโนโลยีต่างๆเข้าไปในพื้นเหล่านี้กันมากขึ้น เพื่อปรับให้การประชุมมีความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และรองรับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์แบบ

หากคุณกำลังมองหาบริการออกแบบห้องประชุม ขอแนะนำ Workplace Planning Solution บริการออกแบบพื้นที่ประชุม สถานที่แห่งการระดมความคิดเห็น พูดคุยงานระหว่างทีมทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ รังสรรค์ห้