ออกแบบ Smart Office ให้ล้ำสมัย ด้วย 5 เทคโนโลยีที่ทุกออฟฟิศ ควรต้องมี

การออกแบบ Smart Office ในปัจจุบันนั้นมีความสำคัญกับชีวิตการทำงานมากขึ้น จะเห็นได้จากการที่องค์กรต่าง ๆ นำเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยมาเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน Smart Office จึงเป็นเหมือนพื้นที่ทำงานที่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพื่ออำนวยความสะดวกด้านต่าง ๆ โดยจะมีการทำงานที่ตอบสนองพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน เพียงสัมผัสปลายนิ้วเราก็จะสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย เพราะมีระบบการทำงานที่รวดเร็วและทันสมัย นอกจากจะเป็นตัวช่วยในการทำงานและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ แล้ว ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน และประหยัดเวลาที่ไม่จำเป็นเอาไปพัฒนาด้านอื่นได้อีกด้วย หากองค์กรใดต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและต้องการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีเพื่อพนักงาน การออกแบบ Smart Office ก็ถือเป็นอีกแนวทางที่ควรมี 

แนะนำ 5 เทคโนโลยี ออกแบบ Smart Office ให้ล้ำสมัย

AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์

หากนึกถึงตัวช่วยการทำงานที่ทำหน้าที่เสมือนมนุษย์อย่าง AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ นั้น ถือเป็นสิ่งที่มีความล้ำสมัยและถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่อง AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ นั้นมีความสามารถในการแก้ไขปัญหาเหมือนมนุษย์ โดยเสมือนจำลองสมองของมนุษย์มาไว้ในเทคโนโลยีสมัยใหม่ สามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย และเพิ่มความสะดวกสบายให้พนักงานในองค์กร แม้จะเป็นเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยและทำหน้าที่เสมือนมนุษย์ แต่เทคโนโลยีตัวนี้ไม่ได้นำมาใช้เพื่อมาแทนที่มนุษย์ เพียงแต่เป็นการช่วยลดความผิดพลาด สร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ให้การทำงานพัฒนาต่อยอด และช่วยแบ่งเบาภาระของคนในองค์กรเท่านั้น ปัจจุบันมีการนำ AI มาใช้ใน Smart Office ตัวอย่างเช่น แชตบอตผู้ช่วยอัจฉริยะ ที่สามารถช่วยลดเวลาในการพิมพ์ตอบของพนักงาน หรือจะเป็น ตัวช่วยการประมวลผลเอกสารหรือ IDP ที่สามารถแปลข้อมูลเอกสารทางธุรกิจต่าง ๆ เป็นต้น 

Cloud Computing

การออกแบบ Smart Office ให้มี Cloud Computing คือการที่เรานำบริการทางอินเทอร์เน็ตมาใช้เพื่อเพิ่มความสะดวกสบาย และช่วยประหยัดเวลาให้พนักงานในองค์กร โดยเราสามารถใช้บริการหรือเช่าระบบคอมพิวเตอร์ผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งครอบคลุมในส่วนของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ระบบจะประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลในระบบออนไลน์ต่าง ๆ เพียงเลือกจำนวนทรัพยากรที่เราต้องการ ระบบก็สามารถประมวลผลอย่างรวดเร็ว สำหรับ Cloud Computing นั้นจะมีด้วยกัน 3 แบบคือ แบบสาธารณะ แบบส่วนตัวและแบบผสม ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ นำเทคโนโลยีที่ทันสมัยนี้มาเป็นตัวช่วยในการทำงานในออฟฟิศ ตัวอย่างเช่น Google Doc, Microsoft Office หรือ Zoom เป็นต้น ซึ่งมีประโยชน์กับองค์กรในด้านการทำงานที่รวดเร็ว และสะดวกสบาย มีต้นทุนต่ำ แต่มีความยืดหยุ่นและปลอดภัยสูง 

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน

ในการออกแบบ Smart Office นั้นจำเป็นต้องคำนึงถึงการทำงานร่วมกัน และมีแพลตฟอร์มที่ช่วยอำนวยความสะดวกภายในองค์กร สำหรับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันนั้น เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมเวิร์ก โดยมีการพัฒนาเทคโนโลยีจนกลายมาเป็นแพลตฟอร์มที่สามารถใช้ได้ทุกองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และติดต่อสื่อสารอย่างมีระบบ มีทั้งแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างทีม เช่น Slack ติดต่อสื่อสารกันได้สะดวกมากขึ้นผ่าน Channels และไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมก็สามารถใช้งานได้ หรือ Discord สะดวกเพียงพูดคุยกันผ่านเสียง ทั้งยังสามารถติดตั้งได้ทั้งในโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์ หรือจะ Microsoft Teams ที่สามารถทำได้ทั้งแชต ประชุม นำเสนองาน รวมไปถึงการแชร์ไฟล์ต่าง ๆ เป็นต้น 

นอกจากนี้ยังมีแพลตฟอร์มจัดการงาน ที่เป็นตัวช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานในองค์กร ตัวอย่างเช่น Trello เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ผ่านกระดานสรุป ที่สามารถเชิญเพื่อนร่วมทีมมาใช้งานได้ไม่จำกัด หรือ Asana ตัวช่วยการทำงานโปรเจกต์ที่มีความยืดหยุ่นสูง เลือกดูโปรเจกต์ได้หลายมุมมอง และมีระบบติดตามงานของคนในทีม หรือจะ ClickUp เครื่องมือบริหารโปรเจกต์ต่าง ๆ ที่มีมุมมองติดตามงานหลายช่องทาง ช่วยให้เห็นภาพรวมของคนในทีม และรองรับการทำงานทั้งเว็บไซต์และแอปพลิเคชัน เป็นต้น 

ระบบ Cybersecurity

ปัจจุบันการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลมีความสำคัญในองค์กร ไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่หากมีรอยรั่วของข้อมูลสำคัญ ย่อมทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ การนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยอย่าง ระบบ Cybersecurity มาใช้จึงมีความจำเป็น ซึ่งระบบนี้เป็นตัวช่วยการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ หรือเป็นตัวช่วยที่ลดความเสี่ยงจากการโจมตีทางอินเทอร์เน็ตที่ส่งผลต่อการทำงาน ตัวอย่างเช่น ระบบไวรัสหรือแฮกเกอร์ เป็นต้น สำหรับการออกแบบออฟฟิศให้เป็น smart workplace นั้น สามารถนำเทคโนโลยีระบบนี้เข้ามาใช้ได้ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลในองค์กร ตัวอย่างเทคโนโลยี Cybersecurity ในองค์กรต่าง ๆ เช่น Network Security ระบบป้องกันข้อมูลจากแฮกเกอร์หรือภัยคุกคามภายนอก โดยจะมีระบบแจ้งเตือนความผิดปกติที่เกิดขึ้น หรือ Cloud Security ระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัย และประหยัดค่าใช้จ่าย ในรูปแบบดิจิทัลหรือคลาวด์ เป็นต้น 

การใช้ IoT (Internet of Things)

IoT (Internet of Things) คือ การเชื่อมต่ออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทุกอย่างเข้ากับอินเทอร์เน็ต ส่งผลให้เราสั่งการอุปกรณ์ หรือระบบต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเพียงปลายนิ้วสัมผัส สามารถทำได้ทั้งในระยะใกล้หรือไกล ถือว่าอำนวยความสะดวกสบายให้แก่พนักงานได้เป็นอย่างดี โดยอุปกรณ์ IoT นั้นจะเรียกว่า Smart Devices มีระบบสั่งการผ่านอินเทอร์เน็ต ประมวลผลจนทำให้เกิดการดำเนินการต่าง ๆ ตามที่เราสั่งการ เราจะเห็นอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เป็น Smart Devices เช่น Smart Card, Smart TV หรือ Smart Home เป็นต้น ซึ่งการใช้ IoT ในองค์กรนั้น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยการมีอุปกรณ์ที่ทันสมัย ลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก ช่วยให้พนักงานโฟกัสกับงานที่ทำได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นการลดค่าใช้จ่าย และประหยัดพลังงานที่ไม่จำเป็นได้อีกด้วย




การออกแบบ Smart Office นั้นเป็นการนำเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาให้ทันสมัยมาปรับใช้ หรือนำมาเป็นตัวช่วยสำคัญในการดำเนินการต่าง ๆ ในองค์กร ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับพนักงาน ช่วยให้พนักงานเกิดความพึงพอใจ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมเวิร์ก เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเสริม การทำงานก็เป็นระบบระเบียบมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่มนุษย์ทำได้ยาก อย่างเช่น AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ ที่ทำหน้าที่เสมือนมนุษย์ มีทั้งความล้ำสมัย และสามารถพัฒนาองค์กรได้ในระยะยาว ดังนั้นการออกแบบออฟฟิศให้เป็น Smart Office จึงมีความสำคัญกับองค์กร และที่ Modernform ของเราก็มีบริการออกแบบ Smart Workplace Solution ที่มีการนำอุปกรณ์ที่ทันสมัยมาปรับใช้ในองค์กร แน่นอนว่าหากนำเทคโนโลยีทั้ง 5 นี้มาใช้จะทำให้องค์กรของคุณก้าวเข้าสู่อนาคตอย่างมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น