พื้นที่ประชุมยุคใหม่ ออกแบบอย่างไรให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพ

หากพูดถึงวิถีชีวิตการทำงานยุคใหม่ ไม่ว่าจะบริษัทเล็กหรือบริษัทใหญ่ ย่อมอาศัยการทำทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมาย และการออกแบบออฟฟิศให้ตอบโจทย์วิถีชีวิตคนรุ่นใหม่นั้นถือว่าทำได้ไม่ยาก เพราะเพียงเรามีการออกแบบหรือตกแต่งที่ดีและเหมาะสม ก็จะทำให้ห้องทำงานนั้นเอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สำหรับห้องในออฟฟิศที่ถือว่าสำคัญไม่แพ้ห้องทำงานของพนักงานอย่าง ‘ห้องประชุม’ นั้นมีความสำคัญกับการร่วมมือร่วมใจกันปรึกษาหารือ ยิ่งการประชุมของคนรุ่นใหม่ที่ต้องระดมความคิด ร่วมมือร่วมใจออกความเห็น จำเป็นอย่างมากที่ต้องมีการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ให้ตอบโจทย์การประชุมในยุคที่เปลี่ยนแปลงไป หากวันนี้คุณกำลังหาไอเดียแต่งออฟฟิศอยู่ล่ะก็ มาติดตามได้ในบทความนี้เลย 

ความสำคัญของพื้นที่ประชุมยุคใหม่

ในยุคของคนรุ่นใหม่อย่างในปัจจุบันนั้น มีการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมการทำงานที่แตกต่างกันไป โดยทั่วไปแล้วจะมีทั้งแบบ Remote Work การทำงานทางไกล ที่สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ความความสะดวก หรือแบบ Hybrid Work ที่เน้นการผสมผสานการทำงานทั้งในออฟฟิศและที่บ้าน สร้างความสมดุลให้ชีวิตการทำงานและพนักงานสามารถจัดการหรือบริหารเวลาได้ตามต้องการ ซึ่งเมื่อมีการทำงานหลายรูปแบบ บทบาทของพื้นที่ประชุมในการส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจจึงมีมากขึ้น การออกแบบห้องประชุมให้เอื้อต่อการระดมความคิดและสร้างบรรยากาศการปรึกษาหารือที่ดีนั้น ส่งผลให้ความคิดพนักงานสร้างสรรค์และมีการตัดสินใจที่ดีขึ้น ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าห้องประชุมที่ออกแบบมาอย่างดี ช่วยให้การประชุมราบรื่นขึ้น 

สำหรับความต้องการของพนักงานยุคใหม่ต่อพื้นที่ประชุม ส่วนมากแล้วจะเน้นพื้นที่ห้องประชุมที่มีความเป็นส่วนตัว มีการสร้างบรรยากาศที่ดี เอื้อต่อการระดมความคิด ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และมีการตัดสินใจที่ดี ซึ่งสไตล์ของห้องที่นิยมทำกันคือ สไตล์โมเดิร์นหรือมินิมอล เน้นพื้นที่โล่ง โปร่งสบาย มีโต๊ะประชุมและเก้าอี้ที่ขนาดพอดี นั่งประชุมได้สะดวกสบาย การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ให้ตอบโจทย์พนักงานยุคนี้นั้น ต้องมีพื้นที่ห้องที่พนักงานสามารถปรึกษาหารือกันได้อย่างสบาย ๆ ความคาดหวังของพนักงานในการประชุมย่อมต้องการความสบายใจและไม่ตึงเครียดจนเกินไป อย่าลืมว่าห้องประชุมที่ดีต้องสร้างความสบายใจให้พนักงานทุกคน 

องค์ประกอบสำคัญในการออกแบบพื้นที่ประชุมยุคใหม่

1. ความยืดหยุ่น

องค์ประกอบอันดับแรกที่ต้องมีในการออกแบบพื้นที่ประชุมยุคใหม่ก็คือ ’ความยืดหยุ่น’ เป็นการออกแบบพื้นที่ที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานได้ตามความต้องการ เช่น โต๊ะประชุมแบบโมดูลาร์ ที่เน้นการออกแบบพื้นที่ที่รองรับการประชุมทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ซึ่งจะมีความยืดหยุ่นในการใช้งานพื้นที่เพื่อการประชุม หากต้องการพื้นที่ประชุมที่รองรับทุกขนาดการประชุมก็สามารถออกแบบโต๊ะเป็นแบบโมดูลาร์ได้เลย 

2. เทคโนโลยีที่ทันสมัย

การใช้เทคโนโลยีให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุดก็สำคัญเช่นเดียวกับการคำนึงถึงความยืดหยุ่น เพราะเทคโนโลยีที่ทันสมัยช่วยอำนวยความสะดวกแก่พนักงานทุกคน ช่วยให้การประชุมสามารถทำได้ทุกที่เพียงมีการติดตั้งระบบประชุมออนไลน์ (Video Conferencing) เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็สามารถเริ่มประชุมได้ทันที หรือใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยอย่าง หน้าจอสัมผัสและกระดานอัจฉริยะ (interactive Whiteboards) เพื่อปลายนิ้วสัมผัสก็สามารถประหยัดเวลาและมีตัวช่วยในการประชุมให้ราบรื่นขึ้น แน่นอนว่าความทันสมัยอำนวยความสะดวกให้พนักงานทุกคน รวมถึงผู้บริหารด้วยเช่นกัน 

3. แสงและสีสันที่เหมาะสม

การใช้แสงและสีสันที่เหมาะสมเป็นอีกข้อที่ควรคำนึงถึง เพราะการใช้แสงธรรมชาติร่วมกับแสงประดิษฐ์ ช่วยส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ ช่วยให้พนักงานแสดงความคิดเห็นได้หลากหลาย อาจออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ด้วยสีเขียวหรือสีฟ้า เพราะเป็นสีที่สร้างบรรยากาศที่ดี ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ หรืออาจจะเป็นสีที่มีความสบายตา สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการระดมความคิดเช่น สีดำหรือสีขาว การเลือกสีที่เหมาะสมช่วยให้บรรยากาศการประชุมน่าอยู่และไม่ตึงเครียดเกินไป

4. ความสะดวกสบาย

หนึ่งข้อที่สำคัญไม่แพ้กันคือเรื่องความสะดวกสบาย การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่ดีนั้นควรมีเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสม มีการเลือกเฟอร์นิเจอร์ตามขนาดของห้องและการใช้งานที่จำเป็น อีกทั้งควรเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่รองรับการใช้งานระยะยาว เลือกเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่มีความแข็งแรงทนทานและทำจากวัสดุที่มีคุณภาพ เพราะเราจำเป็นต้องใช้เฟอร์นิเจอร์ในระยะยาว และพื้นที่ภายในออฟฟิศควรจัดให้เป็นห้องที่โปร่งโล่งและลดสิ่งรบกวนต่าง ๆ เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานและไม่ทำให้ภายในห้องอึดอัดจนเกินไป 

แนวทางออกแบบพื้นที่ประชุมให้ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่

1. พื้นที่แบบ Collaborative Zone

แนวทางที่น่าสนใจสำหรับการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่คือการออกแบบที่เน้นการทำงานร่วมกันในพื้นที่โปร่งโล่งสบาย ตัวอย่างเช่น เลือกโต๊ะกลมแทนโต๊ะสี่เหลี่ยม เพื่อทำให้ห้องดูกว้างขึ้นและสร้างบรรยากาศที่โปร่งสบาย อาจมีการแยกพื้นที่ส่วนตัวกับพื้นที่ส่วนรวม จัดมุมเล็ก ๆ เป็นมุมพักผ่อนส่วนตัวสำหรับให้พนักงานนั่งทำงานได้หรือเป็นมุมสวนสีเขียวเล็ก ๆ สร้างบรรยากาศผ่อนคลายและคลายเครียดให้พนักงาน การออกแบบแนวทางนี้สามารถรองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบได้เช่นกัน 

2. พื้นที่แบบ Focus Zone

สำหรับการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่อย่างห้องประชุมนั้น เป้าหมายคือการร่วมปรึกษาหารือด้วยกันของพนักงานอย่างเกิดประสิทธิภาพ ดังนั้นภายในห้องควรมีบรรยากาศที่ก่อให้เกิดสมาธิและสามารถระดมความคิดกันได้อย่างอิสระ อาจมีการใช้วัสดุเก็บเสียงเพื่อลดเสียงรบกวน การใช้วัสดุเก็บเสียงช่วยให้ภายในห้องประชุมเงียบขึ้น สร้างบรรยากาศที่ดีในขณะประชุม การออกแบบห้องประชุมยุคใหม่จึงต้องอาศัยตัวช่วยที่ช่วยสร้างสมาธิและก่อให้เกิดสมาธิสูง

3. Green Meeting Spaces

อีกแนวทางที่น่าสนใจสำหรับการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่คือการเพิ่มธรรมชาติเข้ามาภายในห้องหรือมีการจัดมุมสักหนึ่งมุมที่เป็นส่วนหย่อมเล็ก ๆ ให้พนักงานได้พักผ่อนหย่อนใจ นั่งดูธรรมชาติเพลิน ๆ การเพิ่มสีเขียวภายในออฟฟิศช่วยทำให้บรรยากาศน่าอยู่และได้รับอากาศที่บริสุทธิ์มากขึ้น การใช้ธรรมชาติเข้าช่วย ยังเป็นการระบายอากาศที่ดี เกิดการหมุนเวียนอากาศบริสุทธิ์ นอกจากจะจัดมุมสีเขียวภายในออฟฟิศแล้ว หากอยากช่วยลดโลกร้อนและแสดงความรักต่อโลกมากขึ้นก็สามารถใช้วัสดุที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมได้ด้วยเช่นกัน 

การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ให้ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานของรุ่นใหม่นั้น ไม่เพียงแต่อาศัยองค์ประกอบสำคัญอย่างเทคโนโลยีที่ทันสมัยเท่านั้น การคำนึงถึงแสงและสีภายในห้อง ความสะดวกสบายและความยืดหยุ่นก็สำคัญเช่นเดียวกัน เพราะโลกของเราเปลี่ยนแปลงและพัฒนาอย่างก้าวกระโดด ปัจจัยแค่เพียงเทคโนโลยีจึงไม่เพียงพอ การจะได้ห้องทำงานในออฟฟิศที่ตรงใจจำเป็นต้องมีการออกแบบที่ดีและเหมาะสม สำหรับใครที่กำลังตามหาผู้ช่วยออกแบบออฟฟิศให้ทันสมัยและนั่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถขอคำแนะนำจาก Modernform ได้เช่นกัน ด้วย Smart Workplace Solution สไตล์คนรุ่นใหม่ เชื่อเลยว่าคุณจะได้ออฟฟิศที่ตรงใจและทำงานอย่างเกิดและสิทธิผลแน่นอน